今回は
「スマホでできる請求アプリ印紙代も無料で共有もカンタン」
というお話をしたいと思います。
簡単にいいますと、大抵の会社さんの場合はオフィスのコンピューターで見積書や請求書を作ります。
お取引先様の都合によっては見積書や請求書を印刷してお持ちします。
再び商談に挑むという形か、あるいは更に別のステップで契約行為を行うというスタイルを取っていらっしゃる所が多いと思います。
ところが、その契約行為だけでは業務効率を下げてしまいます。
加えて、
「印紙代や収入印紙等々のお金もかかってくる」
「コストもかかれば、業務効率もかかってくる」
という従来のビジネススタイルをスマホで見積り請求アプリを使うことによって「一気に改善出来ますよ」というお話を今回させて頂きたいと思います。
見積り請求アプリはスマホで十分。そのメリットとは
まずは一つ目です。
例えば見積り請求アプリを会社に持って帰る場合は良いですが、プレゼンをお客様の訪問先でするとしたら何らかのコンピューターが必要だと思います。
特にWindows PCなどを持って行く場合、Windowsに限らず破損、紛失、盗難の危険が相当大きいです。
普通のパソコンは壊れやすいので破損の危険があります。
大きなコンピューターの場合であれば紛失、盗難にも遭いやすいです。
あるいは、充電に弱点を持っているコンピューターもあります。
そのため、色々なデメリットが出てきます。
「持って行ったけど動かなかった」ということが起きるわけです。
加えて、例えばタブレット端末はスマホと違ってSIMカードが入っていません。
通信設備が整っていないというケースもよくあるので、ネットワーク接続に問題が出たり、ウイルスが入ってきたり、不正利用をされてしまったりというデメリットがあります。
このようなデメリットが、例えばWindows PCを持って行ったりというケースではよくあるのではないかといわれています。
もう一つは、データをクラウドに置いている方が漏えいリスクが低いというお話です。
コンピューターに全てデータを入れて客先に持って行って、データを盗まれてしまうとアウトという形になることが多いと思います。
クラウドシステムの場合、ダウンロードさせないという仕組みがあります。
画面で見えている範囲の結果しか共有しません。
それをデータとして書き出すのを防いだり、顧客データを一気にダウンロードをさせなかったりが簡単に出来ます。
あるいは、「何時何分にどの場所で誰が使ったか」も記録として残すことが出来ます。
例えば会社の本体にデータを置いていると盗まれます。
そのため、クラウドにデータを置いている方が安全というわけです。
もう一つは、オフィスとの分業化が進み、営業マンが対人業務に集中出来るというお話です。
圧倒的によく見受けられる営業マンさんが可哀想だと思うケースは、夜な夜な会社に残って見積書や企画書を書いていたり、お客様の問い合わせでデータを調べて清書してアップし直していたりすることです。
更に言うと、社内向け会議の数値の集計や調整を、次の日の会議までにエクセルを活用しながら一人オフィスに残って作業をしたりすることです。
ただでさえ外回りが大変にもかかわらず、内部の事務業務に忙殺されます。
こういったケースをよく見受けられるのですが、パソコンが得意な方に任せるのがスムーズです。
特に営業マンさんだけが対人スキルが高いので対人業務に集中して頂けるように、パソコンが得意な方に時間がかかる業務を任せてしまって、効率アップを生んで頂きたいです。
クラウドでデータが結び付けられているので、アシスタントの援助を受けながら出先でサポートを受けることが出来るというのがスマホやタブレット端末を使った見積もり請求アプリの特徴の一つです。
スマホで使う見積もり請求アプリ共有の3パターン
出先でオフィスのアシスタントに助けていただく場合、どういったケースがあるのかを簡単に3つ紹介したいと思います。
一つは、お客様に控えとしてメールを送信する場合です。
出先での話ですが、お客様の発注やお打ち合わせの確認のサインをいただいておけば発注書としての役割を果たせますし、お客様の確認サインをメールで送信しておけば十分な証拠になると思います。
今紙で印刷して請求書を送られるケースが圧倒的に多いと思いますが、受け取るお客様からすると「どうせ印刷したり、保管したりするのだからメールで良い」という方が多いと思います。
当社でも十中八九、ほぼ全てのお客様がメール送信でのご請求を受け入れて下さっています。
渋々受け入れるというよりも、「メールで当たり前ですよね」といったようにいただくことが多いです。
カード会社さんや通信会社さんの請求書も電子化を急速にされていると思います。
これからの時代の流れなので、「メール送信で済ます」というのが一つの考え方だと思います。
もう一つは、オフィスで入力した見積もりを出先で反映するということです。
オフィスに居たり、テレワークをしているスタッフに見積りを作ってもらったり、分析データを出してもらったりした中で営業マンさんが出先でお客様向けに色々なプレゼンや資料提供するのです。
時間や場所が異なっていてもアシスタントさんや社員さんと一緒に働くことが出来ます。
協業していけるというのが大きいと思います。
私自身もタブレット端末でお見積りの請求アプリを使うことが多いのですが、データ入力はほぼやっていません。
アシスタントさんに全部やっていただいて、後で私がお客様に提出したり、確認したりしています。
むしろ提出もほぼアシスタント任せになっています。
そうなると、お客様に対する対人業務だけをある程度私の方で終わっておけば、基本的には契約最終段階までアシスタントが作業を進めるという形になるので相当効率化が進むのではないかと思います。
もう一つは、出先で過去の取引履歴も簡単に参照出来るという部分です。
アシスタントの助けを得ながらという形ですが、データにアクセスする権限さえ渡しておけば例えば急に過去のお客様から追加の案件を頂いて、更に伺わなければいけないとなったとします。
その道中で今までの取引情報を確認して、お伺いした時に今まで通りの提案が出来ます。
逆にいうと、出先で過去の取引情報を見て過去のお客様と似たような提案書を「別のお客様に作って下さい」とアシスタントに頼むことも出来ます。
そうすると、業務でまた更に効率化が進んでいきます。
要するに、オンラインでクラウドのデータを共有することがスマホやタブレット端末だと活かしやすいということです。
印刷代も切手代も印紙代すら無料！見積もり請求アプリで使ってお得に節約する方法
先程の項目でお話をさせて頂いた通り、印刷代がかかりません。
メールで送る時代です。
お客様も当たり前に受け入れて下さっているので、紙に印刷をすることや切手を貼って郵送することもなく、請求書や契約書をデジタル書面で返して頂くというケースが少なくないと思います。
当社もご契約に関しては100％デジタル化しています。
そういった形のやり取りを行なっていると、印紙代がカットになります。
ご契約書や入金の領収書も含めて往復の印紙代だったり、印刷代や切手代を含めると1件当たり相当な金額になるのではないでしょうか。
それが年間100件や1000件になりますと、相当驚くような金額になっていると思います。
逆にいうと、システムの導入費も出すのではないかというケースも会社さんによってはあると思います。
そういった意味では、コストメリットも大きいような形になっています。
もう一つは、サインをもらう形式のアプリだとその場で契約成立します。
印鑑を押して頂くという契約形式ではなく、タッチペンでサインしていただく形式が今非常に増えています。
例えば、メールやインターネットを経由していただく方法です。
または、タブレット端末を持参させていただいて商談の最終段階で「お見積りが目の前で完成しています」ということで意思決定していただき、サインもしていただく方法もあります。
そういった形の方がご契約がスムーズに進むことが多いです。
3つ目なんですが、そうすることによって商談で双方が盛り上がっている段階で契約に進めることが出来ます。
意思決定をスピーディーに行うことが出来ます。
あるいは、後日契約に改めて伺って印鑑だけいただくという二度手間も防ぐ事が出来ますし、日を改めて伺ってしまうとせっかく熱くなっていた契約の案件が萎んでしまうということも少なくないと思います。
営業されていてそういったケースを沢山経験されてきたのではないでしょうか。
そういったケースを未然に防ぐことが出来ます。
そう考えると、合意してから契約までの行程をその場の数分で済ませることによって二度手間、三度手間。
あるいは、トラブルの原因を防ぐ事が出来てそれだけで契約効率がアップします。
再訪問の回数を少なく減らす事が出来ます。
そういった意味では、サインが出来るようなタブレット端末やスマホで見積もり請求アプリというのが非常に導入効果が大きいのではないかと考えています。
以上です。
スマホでできる見積もり請求アプリ印紙代も無料で共有もカンタンというお話をさせていただきました。
私どもではデジタル技術を導入することによって、多様性のある働き方を提案しています。
その為に20分の導入相談を無料でさせて頂いております。
オンライン相談です。
あるいは、失敗しないIT導入や働き方改革の講座を今度とも続けていきたいと思います。
そういったコンテンツの方も次々お届けしたいと思いますので、また楽しみにしていただければ幸いです。
スマホでできる見積もり請求アプリ印紙代も無料で共有もカンタンの動画版はこちら
