freeや弥生など安いシステムと比較して見えた正解
というお話をさせていただきたいと思います。
安い販売管理をクラウド化しないせいで流出している真のコストとは
無駄に時間と労力をかけることによって得られるものは？
このテーマからして少し引っ掛かることがあるのです。
それは弥生には会計ソフトと販売管理ソフトがあり、
それを混同して認識していらっしゃる方が多いことについてです。
経営者の方でも意外と多いそうで相手の方が「弥生使っています」というのですが、
詳しく聞くと販売管理ソフトではなく会計ソフトのお話をしている。
そして請求書はExcelで作成している。
そういった例もあり、少し混乱することもあるかと思います。
動画版「中小企業の販売管理こそクラウド化するべしfreeや弥生など安いシステムと比較して見えた正解」はこちら
販売管理ソフトは請求書を発行したりお見積書発行したりするアプリのことです。
一方会計ソフトはその合計値から決算書を作るものになります。
そして営業や商社系の会社さんに多いのですが、営業マンの方はどちらかというと報酬が高めな傾向にあると思います。
オフィスの事務員さんはお見積もりが作れない。
担当の方じゃないと分からないというお話が多いです。
そのために夜中まで残ったり、営業活動は午後からであるにも関わらず
朝から来てコンピューターとずっと向き合っているということはすごく多いと思います。
わざわざ簡単なデータ入力を、オフィスに呼び戻してまで時給の高い人にやってもらっている状態。
本来であれば出先で営業活動を行い、現在の2倍3倍は回れていたはずが
お客様と会えるチャンスをみすみす逃してしまう。
場合によっては半分以上失っていることも少なくないと思います。
それが会社にとって一体どれだけの損失になるのかは計り知れません。
営業には行けないのに時給は変わらないままオフィスでお仕事を続けてもらう。
それだけで基本的には損失だと思います。
これが仮に
クラウド経由で
出先の営業マンさんに提出して
確認してもらうだけ。
このように業務が進むのであれば
営業マンさんも出先での対人交渉に専念できます。
本来やらないといけないことに注力できるので、
こういう部分はシステムの解消によってかなり業務改善ができるんじゃないかと思います。
販売管理のクラウド化で「出先で確認するだけ」に。
またはよくある汎用システムの場合。
有名な会社さんから出ている販売管理ソフトのパッケージ版を導入したものの、そもそもビジネスモデルに合わない。
そういう場合に改めてExcelで集計し直しているという会社さんはすごく多いです。
例えば役員である営業部長さんが次の日会議だからということで夜中残って営業会議用のレポートを作成しているとか。
そういうのが意外と多いです。
アプリでポンと出せば済む話であるにも関わらず、それができないアプリを使い続ける状態。
結果として無駄に時間と労力をかけてしまっていることがかなり多いと思います。
freeと比較すれば差は明らか、専用の販売管理クラウドが圧倒的に有利な理由
そもそもfreeは販売管理ソフトではなく会計ソフトです。
しかし販売管理アプリで検索すると上位の方に出てきます。
要するに会計ソフトと販売管理ソフトを混在しているという状態ですので、
タイトルとしてはどうかとも思いますが、そういった有名なソフトと専用のアプリの違いについてお話します。
専用アプリということは、
その業務プロセスを正しく分析した上で最も能率の良い働き方を適用できるところまで含まれている必要があります。
一応世の中に出回ってる専用アプリは大丈夫かとは思いますが、まず理想の状態としては新入りのアシスタントさんでも使える。
昨日今日来たばかりの人でもお見積もりのテンプレートを簡単に作れるような仕組みでないと、
結局Excelで作るのと同じようなアプリということになります。
結局
それら全ての情報をインプットしないと
アシスタントさんがお見積もりすら作れない
というのは正常な状態ではありません。
要するに過去のお客様の取引パターンだったり要望パターンなどをデータに基づき、簡単に引用や修正することで業界初心者の方でもお見積もりが作れるのが本来あるべき姿です。
それを見たことがない人からすると信じられないかもしれませんが、
そういったことが簡単にできるのが専用の業務アプリ、販売管理アプリの特徴です。
そして過去の取引パターンをデータ化するなんて全部熟知しないとできるわけがないと思うかもしれませんが、
それを一瞬で割り出すことができるのがクラウド技術です。
例えば日付や納品先の位置情報、取引先様のお名前や商品名。
あるいは完成品の写真や購入方法、補助金助成金使っての購入なのかといった様々な要素から類似パターンを抽出して再利用できます。
そうすると今まで営業マンさんだけがリソースを持っており、
勘や直感、顔色だけで決めて0からお見積もりを作っていた時よりも精度が高くなります。
そういう意味ではデータの利用はかなり重要だと思います。
人材難の中小企業だからこそ販売管理をクラウド化する価値がある
業務アプリのメリットは頭の中の知識を再現できること
営業担当者さんがお客様の顔色だったり皮膚感覚だったりといった感覚による交渉でも、商談の全ての商品を担いがちというのは小さな会社さんの営業の場面で多いと思います。
あるいは社長さんが直接全ての解説を把握しているような状態。
現場を知らないアシスタントの方でも営業マンさんの頭の中の知識を全て再現できます。
それが業務アプリの1番メリットに当たる部分です。
営業マンさんの中で、地道にパソコン作業をするのが苦手という方は多いと思います。
外で持ち前のコミュニケーション能力で交渉する方と、
オフィスで比較的精密な作業をされている方では当然得手不得手あります。
両方とも得意だという人は中々少ないです。
そのオフィスでの作業をアシスタントさんだけこなせるようになれば
営業マンさんは分析などの作業から解放されます。
そうすると一人あたりの取り扱い件数や対応件数を
大幅に増やすことができます。
そしてオフィスでの勤務環境も時給の高い営業マンさんがやる必要はなく、
パートやアルバイトの事務員さんの増援で賄えるので人件費の抑制にもつながります。
そしてオフィスの働き方にも変化が起こります。
営業マンさんが夜中に残ってずっと作業しなければいけない苦しい状況から解放され、モチベーションのアップにも繋がります。
そういう意味では、小さな会社にとってクラウドの販売管理制御アプリは大幅な業務改善が期待できます。今回はこれで以上となります。
ご参考になれば幸いです。
