iPadでテレワーク！おすすめアプリと必要なツールを全紹介
usr_bpc_tonogaiここ数ヶ月のテーマはテレワーク。
会社に行かなくてもできる処理はなんとかこなしたい。
在宅勤務で業績が変わらないなら電車に乗って会社に行く必要はない。
そう言った雰囲気が出来上がってきましたね。
で、みんな自分の家で仕事ができるようにパソコン用意して、ネット回線見直して・・・
と様々な取り組みを行っています。
子供さんがいらっしゃるご家庭だと、休校の子供さんの宿題を見ながら仕事。というケースも多いかと思います。
とは言えなかなかうまく行かないケースも耳にするようになりました。
単に仕事の能率が下がるだけならまだしも、体に不調をきたしたり、データ流出で問題が起きるなんてケースもあるようです。
そこで今回はテレワークがうまく行くためのツールについて考えていきたいと思います。
そもそもですね、パソコンさえ家に持って帰ったら会社と変わらないパフォーマンスで仕事が継続できる・・・わけないですよね。
そんなに簡単にモバイルワークできるなら、昔からとっくにやってますよね。
テレワークを導入して自宅で働いてもらう。
それが例えば基幹システムのデータ入力や修正だったとします。
実際にいろんな会社さんのIT事情を拝見して驚くのが、多くの会社さんがオフィスのコンピューターにリモートアクセスしようとします。
遠隔操作ってやつですね。
自宅から会社のパソコンを動かす的な。
そうなんです、こんなスパイ映画やハッカー映画に出てきそうな複雑なことを社員さんにやらせようとしてる会社の多いこと！
自宅から会社のパソコンを操って本社のデータにアクセスする・・・
そのややこしさたるや、もう二人羽織でご飯食べてるみたいなもんですよ。
うまく行くはずがありません。
最近のテクノロジーが凄すぎてリモートアクセスが導入しやすくなったおかげで、「超高度なことをカジュアルに」手をつけちゃう風潮があるように思います。
これって単純に操作が大変ってこと以外に、大きな危険もはらんでません？
だって自宅社員の家で機密データが丸見えなんですよ。
もちろんユーザーごとの機密管理を徹底してるところなら問題ないと思いますが、失礼ながら思いつきでリモートアクセス導入してる会社さんがそこまで考えてらっしゃるようには思えません。
（そもそもWindowsのファイルシステムでユーザーごとの厳密なアクセス制限やってるって会社あまり見かけないですよね。）
そして会社のチェックの目が離れると勝手に導入されるアプリたち。
それこそインターネットブラウザのGoogleChromeから出どころのわからないセキュリティアプリまで。
さほどパソコンに詳しくない人がOKボタン不用意に押し続けると、知らないアプリがどんどんインストールされていきます。
そして不明な野良アプリから漏れ出す情報たち。
単純にウイルスに侵される以外の方法でもパソコンの情報は流出してしまいます。
本来そう言う事態を恐れてテレワークを禁止にしてきたはずです。
そもそも就労規則や個別に結ぶ機密情報規定なしに会社のコンピュータ触らせちゃダメですよね。
これらのセキュリティ問題を解決しなくてパソコンを持ち帰らせる危険性はもう一度考えた方が良いと思います。
これらお伝えしたテレワークでパソコンを持って帰らせるデメリットをお伝えしました。
簡単にまとめると・・・
- 普段使いのパソコン持って帰ったって同じようには働けない
- 勝手に変なアプリやプラグインが入ってヤバイ状態になる
- データ流出して損害を被りやすい
ってことですよね？
これらのパソコンならではの問題。
実はiPadだとかなり解決できるのです。
と思った方は、認識を変えた方が良いと思います。
そこでテレワークにはパソコンよりiPadのほうがふさわしい理由を三つほどご紹介したいと思います。
（１）トラブルが少なく壊れない上にパソコンよりパワフル
スマホの代表格iPhoneとほとんど中身が同じiPadOS。
子供からお年寄りまで使えるように設計されているのでパソコンより圧倒的にカンタンです。
そしておかしな動作をしたときの壊れにくさは群を抜いています。
（そもそもカスタマイズして壊れるような部分は触りにくい設計になっています）
そしてパソコンより圧倒的に起動が速く、動作がスムーズです。
キーボードも市販のテンキー付きのタイプを支給すれば最強のデータ入力デバイスの出来上がり。
その動作スピードに慣れたら、旧来のパソコンには戻れません。
文章入力も近年のiPad OSはプロのライターも使っている変換精度なので、標準セットで十分使い物になります。
パソコンより安全で、パソコンより高速。
同じ業務を行うなら確実にコストパフォーマンスが高いです。
テレワーク用にパソコンを選ぶ理由が正直わからないです。
（２）できることが限定できるので作業に集中できる
パソコンで作業してる場合、ウインドウが自由に開けてしまいます。
YouTubeやTwitterを見てしまい大して作業が進まない。なんてことは少なくないはずです。
仕事がら人様のオフィスのコンピュータを拝見することが多いのですが、とにかく余計なミニアプリや通知が四六時中飛び交ってて作業に集中できない！ってパソコン多いです。
他にはAdobeやMicrosoftのアプリが入ってると起動ごとに数分使い物にならないレベルでリソースを奪われてしまいます。
新品のパソコンなのに応答しない、壊れてるの？って思うケースを頻繁に見かけます。
一方でiPadは目の前の作業に一点集中型。
そもそも画面に向かったその時からどんなアプリも瞬間起動します。
画面を並べても資料と入力画面の二画面まで。
しかも時間帯によって使っていいアプリや見ていいWebサイトを限定できるなど「仕事モード用」に簡単に設定できます。
実際にスタッフが作業する時も二画面までに限定されてるデザインだと作業に集中しやすいようです。
（３）パソコンが苦手な人も写メや指タッチでなんとかなっちゃう
当社も8割をテレワークに切り替えて以来、幹部とビデオ通話で打ち合わせしています。
また、作業中の資料で分かりにくい部分は付属のカメラで写真を撮ってすぐに相談できます。
さらにデザインや原稿の修正など添削や指示を送るときは写メに赤ペンを入れて送り返すことも少なくないです。
校正やデザイン変更なんかは電話口で伝えるの、無理がありますよね。
こういった質問したりアドバイスを送るときにカメラは必須です。
また気軽に指で直接記入できるのは非常に便利です。
ところが一般的なパソコンだとそうはいきません。
スクリーンショットを撮影して画像アプリを立ち上げてマウスで絵画して・・・とたった一言二言のアドバイスを図示するだけなのにとんだ重労働になってしまいます。
20世期型のパソコンなんだと、ガックリしてしまいます。
やはり21世期型のデバイス、iPadだとこの辺の働き方がスムーズに進めることができます。
標準アプリを活用する
このようにiPadを使った方がテレワークはトラブルが起きにくく作業効率が上がるケースが多いわけですが、やはり気になるのはどんなアプリを使って運用しているのか？って部分ですよね。
そこでいろんなアプリを買って試してみるわけですが、ちょっと待った！！
実はiPadには買った時から無料で使えるアプリが多数用意されていて、テレワークに向いた機能が多いんですね。
開発会社の素性もわからないアプリで情報漏洩の危険を犯すより、Apple純正のアプリの方がよほど安心です。
そしてChatWorkのようなビジネスSNSを導入した後も、サーバートラブルなどで一時的にアクセスできなくなった時などの緊急連絡用準備しておくと業務の停滞を防ぐことができます。
そんなわけでテレワークで役立つ標準アプリの使い方をいくつかご紹介します。
（１）テレワークに使えるおすすめアプリ
標準のメッセージアプリiMessageと通話アプリFaceTimeは例えメインで使う予定がなくても臨時の連絡役にもってこいです。
いや、実は当社では他のビデオチャットよりFaceTimeの方が使ってる機会が多いぐらいです。
写真やファイルなどちょっとした送信にはiMessageで済ませちゃうケースも少なくありません。
「午後からの作業なんだけどさ～」と軽く確認や打ち合わせ程度の音声通話もFaceTimeが大活躍。
「今からやり方説明するからメモしといてね！」って確認が必要な打ち合わせも、iPad標準機能の「画面収録」で通話ごとムービーに保存できます。
指示を聞いたスタッフは繰り返し説明をみることができ、話の行き違いなく社員さんの理解を深めることができます。
さらに他のスタッフに作業を引き継ぐときも標準アプリの出番です。
ムービーのようなサイズの大きいファイル送信は何かと手間と時間がかかるもの。
しかし保存した通話ムービーを「写真」アプリのアルバム共有機能で新人スタッフと共有すれば、巨大なムービーファイルの送信待ちをすることなくクラウド経由でムービーファイルが届きます。
よくやり取りする社員のAppleIDを標準アプリの「連絡先」に登録しておくとこれらの操作が気楽に連絡できます。
（２）「画面を写メ撮ってペン入れして送信」が驚異的に簡単に
例えばネットやワープロ原稿で資料を見てるとします。
スクリーンショットを撮るのはiPadの場合、簡単なボタン操作で済みますよね？
そんな画面の写メですが、撮ったら数秒左下にプレビュー画面が滞在してます。
通常はそちらを速やかにタップすると編集画面に移ります。
編集画面をよく見ると上部に「スクリーン」と「フルページ」の二種類が選べるようになっています。
なんと画面のコピーだけでなくスクロールで辿らないと見えない部分も編集することができるんですね。
そして手前に見えてるペンツールなどを使って指でアンダーラインなど指示を書き込みます。
僕はペンでの書き込みは色分けしたり番号振ったりしてあとで質問されても分かりやすいように工夫してます。
FaceTimeなので「青色で囲った写真と赤色の説明文と入れ替えた方がいいんじゃない？」とか説明しやすいですよね。
そして指示を書き終えたらiMessageや写真の共有機能を使って社内で共有しています。
この「デジタルデータをペンなど手書きで指示」ってのが快適すぎです。
パソコンでも不可能ではないのですが、業務効率に著しく差がつきます。
そしてテレワークが上手くいくかどうかというのはこういったところで差が出ると実感しています。
実は僕自体はMacはサブマシン、iPadがメインマシンの扱いです。
正直パソコンは不便に感じてしょうがないです。
（３）紙の書類もPDFとして保存管理
標準機能の「メモ」アプリではカメラで撮影した書類をPDFとして管理できるとご存知でしたか？
以前は「写真をPDFに」的なアプリが広く出回ってたんですが、標準機能で十分ですね。
明るさや色合いも補正してくれますし、斜めに撮影された用紙も直角に正しく補正してくれます。
しかも出来上がったPDFに先述のペンツールで書き込んで返信することもできます。
まさにデジタルオフィス！
パソコンでは困難な機能がここまで手軽にできるのはiPadさまさまですね。
グッズで変わる集中度、おすすめツールでテレワーク
このようにテレワーク作業に最適なiPadですが、さすがに本体だけでは心許ないです。
特に文章を入力するときに全てを音声で。ってわけにはいかないでしょう。
そこでキーボードはどうしても必要になってきます。
現在ではiPad用のキーボードも低価格で使いやすいタイプが多く出回ってますよね。
特にこのようなiPadスタンド兼用のタイプはiPadを「メインマシン化」してくれると思います。
また、数値入力が多い方はテンキー付きキーボードがおすすめです。
また、画面へのタッチが不慣れな方にはマウスやトラックパッドをつなげるというアイデアもあります。
例えば弥生会計のような専用パソコンソフトを使っている部署さん。
ソリマチ販売王で売上や入金の入力が毎日溜まっている事務員さん。
専用ソフトが動かないんじゃiPadなんて使えないよね。
そう考えるのはもっともだと思います。
だからといって使い慣れた弥生を弥生クラウドに移行するのもそれはそれで不都合を生むでしょう。
しかしそれらの情報を自宅勤務で全て扱うことって健全なことでしょうか？
またネットワーク経由で販売情報を操作してくことって無用な負荷をかけてないでしょうか？
特にクラウド型の販売管理システムを導入されてる会社さんは、社員さんがアプリが固まるたびに強くストレスを感じていることをご存知でしょうか？
そんなときは入力インタフーフェイスに優れたiPadではデータ入力に注力するだけでいいと思います。
一定のフォーマットで入力されたデータなら後でなんとでも転用できるのがパソコンの素晴らしいところ。
極端はなはし、エクセル等でデータさえ入っていれば、専用ソフトへの転記をロボットに任せてしまえばテレワークの質はさらに向上します。
在宅勤務で入力したデータをロボット用のメールアドレスに送信し、メールを受け取った自動化ロボットが社内で販売管理や会計ソフトを立ち上げて自動で入力していく。
こういう合理的な会社が増えています。
人間様は自宅で取りかかりやすい仕事に特化し、社内での面倒な処理はロボットが自動対応。
それができる時代になってきましたよね。
以上iPadによりテレワークについてご紹介してみました。
現在では様々な解決手段が手に入るようになってきました。
当社でも無料相談を行なっております、遠慮なくご相談くださいね。
