テレワーク導入により四六時中仕事ぶりを見られてるという状態からは解放されました。
と、同時にガミガミ言われないと生産性が落ちてしまうのでは？という課題が残ります。
自宅で働く社員を監視して縛り付ける必要があるのか？
それとも他の方法があるのか？
今回はそんなお話をご紹介します。
やる気でないサボり社員を監視するには？
夏休みの宿題を7月中に1人で終えれる子どもは立派です。
今思い返せば僕は中学校になる頃には夏休みの宿題を新学期までに終えようという考えは捨てていたように思います。
子どもながら計画を立てて3倍4倍のペースで課題を仕上げれるなんて立派だと思います。
そういった人は大人になってたとえ突然テレワークを言い渡されてもペース変わらず仕事を仕上げてくれるでしょう。
当社でも確かに数名はテレワーク導入前より作業のクオリティやペースが明確に向上してるスタッフがいます。
その差はやはり小学校からの学習習慣なんでしょうかね。
そうなると大人になるのは矯正不可能なんでしょうか？
やはり大多数の社員はサボるもの。
サボらない様に監視は必要なのでしょうか？
そういう不安からか半強制的にテレワーク導入させられた会社さんほどビデオ会議がお好きです。
画面に社員さんが移動に介する。
自分の話を聞いてくれる。
なんなら少しは建設的な意見をくれる。
それだけで管理層は安心するものです。
しかし、あなたがビデオ会議で社員さんを招集してる間、彼らの業務は停止しています。
「削減するべき」とまず槍玉にあげられる会議の時間をネット上でも増やしてしまっては元も子もありません。
ではサボりがちな社員さんを監視するには？
一番重要なのは時間や労力ではなく成果で管理することです。
とガッカリされそうですが果たして本当にご存知でしょうか？
極端な話、成果さえ出してくれるならお菓子食べてようがケータイ触ってようがさほど困らないですよね？
いや、むしろ出勤してる時より成果が出てるならパジャマで働いてようが子どもさんの宿題見てようが全く問題ないはずです。
つまり会社として1日の進捗や成果が評価できる指標を作ってあげるのが一番だと思います。
さすがに「調べ物してたので一日中ネットサーフィンしてました。」
ってのはダメだと思います。
なのでお互いが納得できる様な指標を作るべきです。
理想的なのは完成の期日とクオリティを本人に決めてもらって、1日の到達具合の報告が届いている。
そんな環境だと十分じゃないでしょうか？
もちろん他の記事でご紹介したように、テレワーク用のデバイスをパソコンからiPadに切り替えることにより、できることが限定され結果的に目の前の業務に集中せざるを得ないというやり方もありです。
いずれにせよ1分もサボってはいけない。というがんじがらめ方式より計測可能な成果基準を設けて「やる事やってればのんびりしててもいいよ。」ぐらいの任せ方の方が結果的にはうまくいきます。
この辺は管理側としては考え方を180度変えないといけない部分です。
厳しい言い方をすると、今日まで曖昧な評価基準のままテレワーク導入してしまうから管理上の問題が表面に出てしまうのです。
まずは適切な評価基準の策定を急ぎましょう。
成果の見えづらいテレワーク、不公平を感じる問題点とは？
テレワークの導入率が50％以下の場合ですと、よく起きるのは出勤社員とテレワーク社員の格差意識です。
こういうケースは業務改善に手付かずのままテレワークに踏み切った結果、出社の社員が業務の大部分をこなしてしまい、テレワーク社員には単純作業だけ。と言った1人に業務量が集中しやすい作業分担をしてしまっていることが多いです。
特にAB2チーム制で出勤を分けてる場合は感情的な対立が顕著に出てしまう場合は少なくありません。
飲食のアルバイトを経験されてた方は経験ないでしょうか？
みたいなチーム間の対立です。
こういう場合は50％のテレワーク率という目標設定そのものが不都合を生んでいる可能性が高いです。
電話対応やデータ入力はテレワークで十分可能なわけで、出勤社員はテレワークのスタッフが効率よく働けるようにサポート業務に注力するべきです。
すると恐らくAB2チームの「入れ替え制」ではなく少なくとも3チーム。
できれば4チーム制にして出勤は１チームのみに限定すると驚くほど働き方に変化が出て業務が回り始めます。
経験上テレワーク導入率が66％を超えると情報の流れを整理する交通整理役の業務を専任でおかないと業務はカオス化します。
そして交通整理役の業務が順調に回り始めた頃には例えば8人でも回らなかった業務が実は6人で余裕を持って回せるという事実を目の当たりにすることになります。
すると残り2人の社員さんは新しい攻めの業務に取り掛かれることになります。
ここまでできれば不公平どころか業務のコントロールが以前より確実に行き届くようになります。
初めてのチャレンジは恐怖が付き纏いますが、それを乗り越えた時の成果は得難いものがあります。
是非お取り組みください！
テレワークが定着するための課題とは？
この原稿を執筆している時点で、「アフターコロナ」というキーワードを目にする機会が増えました。
では人の接触を避ける取り組みが鎮静化したら会社の業務はどうなるのでしょうか？
元の全員同時刻出勤に戻るのでしょうか？
僕個人の考えでは、このまま情報投資を続けテレワークが当たり前の会社環境を作るべきだと考えています。
在宅でこれまでと変わらないパフォーマンスが出せるということは、早出残業のコントロールができてるということです。
そして育児や介護を抱えるスタッフにとっても安心して働ける環境が整うということです。
これから人口減に伴う人材不足は加速します。
一時的に失業率が高まろうとも、優秀な社員は2度と手に入らないという事実に変わりはないのです。
少しでも優秀な社員さんを抱えておくためには働き方の改革を止めるわけには行きません。
ではテレワークを定着するためにはどうすればいいでしょうか？
答えは非常に簡単です。
テレワーク用の業務を一つ一つ明確にしていけばいいのです。
電話のオーダーやFAXの処理はテレワークでほぼ100％移行可能でしょう。
そして主要な取引先には専用のWebページを用意し、ネットからの専用オーダーを進めるべきです。
相手がデジタルに弱い会社なら3万円のiPadを配ってたとしても投資以上の効果が期待できます。
電話の通話履歴は今では無料で録音を残すことができます。
FAXはデジタル化することにより、紙トラブルから解放され、機器のメンテ費用がゼロ円になるだけでなく基本料金が下がります。
セキュリティ対策済みの入力フォームをネット上に用意するのも、コストはゼロに近づいています。
iPadを取引先に配布すれば担当者が御社との取引継続を強く望むようになります。
このように時代はテレワークが有利な環境が次々整っています。
是非先の時代も見越したテレワーク準備を進めていきましょう！
